Hebt ihr Rechnungen und andere Dokumente in Papierform auf?

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eingestellt am 3. Dez 2016
Ich bin gerade dabei, meinen Aktenschrank auszumisten. Im Laufe der Zeit sammelt sich da einiges an, von Rechnungen für Elektrogeräte über Handyverträge bis hin zur Gehaltsabrechnung und den Unterlagen zu Girokonto, Dividendenbescheide für Aktien, etc etc.

Da ich einen tollen neuen Einzugscanner habe, werde ich das alles mal digitalisieren. Auf dem Laptop + einem externen Datenträger gespeichert, evtl. zusätzlich noch in verschlüsselter Form online sollten die Daten ja eigentlich sehr sicher verwahrt sein.

Aber ich habe irgendwie trotzdem ein schlechtes Gefühl dabei, das jetzt nach dem Scannen alles in den Aktenshredder zu schieben.

Wie macht ihr das? Hebt ihr bestimmte Unterlagen in Papierform auf oder macht ihr alles digital? Gibt es Dinge, die man aus rechtlichen Gründen im Original aufheben sollte?

Würde mich über ernsthafte Meinungen und Anregungen freuen.
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Diverses
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Bei einem tollen Einzugsscanner ist das Papieraufheben trivial:
Paginierstempel auf jedes Blatt, einscannen und verschlagworten, dann die Blätter unsortiert fortlaufend in dicke Ordner. Nimmt wegen fehlender Sortierung (keine Verschwendung pro Ordner) sehr wenig Platz weg.
Rechtssicheres, ersetzendes Scannen ist als Privatperson nicht mit vertretbarem Aufwand möglich.
Ich würde mindestens Verträge, Urkunden und alles, was für Rente, Finanzamt, Gewährleistung, etc relevant ist, aufbewahren. Im Zweifel besser zuviel.

In der Praxis scanne ich ein Mal pro Woche den Posteingang und hefte die Papierdokumente chronologisch in einen Ordner. Ist der Ordner voll kommt er auf den Speicher in eine vor Witterung geschützte Box.

Gescannt wird mit FineReader OCR in SW mit 600dpi als durchsuchbares PDF. Der Dateiname beginnt mit dem Datum in ISO 8601 und obwohl alle Files in einem Verzeichnis liegen komme ich ohne DMS aus ;-)


meine Zeit ist mir kostbarer als der Platz. Ich heb die Sachen, die nicht schon digital vorliegen, in Papierform auf. So viel ist das bei mir auch nicht
Wir haben mehr Platz als Zeit (und Lust) für regelmäßige Scanaktionen. Daher bleibt alles in Papier.
Bearbeitet von: "ramtam" 3. Dez 2016
25 Kommentare
Gebannt
Dividendenbescheide können doch weg.
Bei einem tollen Einzugsscanner ist das Papieraufheben trivial:
Paginierstempel auf jedes Blatt, einscannen und verschlagworten, dann die Blätter unsortiert fortlaufend in dicke Ordner. Nimmt wegen fehlender Sortierung (keine Verschwendung pro Ordner) sehr wenig Platz weg.
Hallo.
(normalerweise wird direkt losgeschrieben, und zwar von mir auch, diesmal wollte ich aber einmal mit ner Begrüßung anfangen)

Unwichtige Rechnungen (hdmi Kabel, ...) schmeiß ich gleich weg, es sei denn ich bin bei dem Laden Stammkunde,
aber eig. auch dann wird meist weggeschmissen, zumal die benötigten Rechnungen dann über 'Mein Konto' bei denen abrufbar sind, oder aber wenigstens schon ne Kopie der Rechnung per e-mail vorliegt.

Ansonsten werden die Rechnungen (wg. Garantie) 2J lang aufgehoben (einfach nach Datum hintereinander in den Ordner damit), und dann jährlich das komplette Jahr auf einmal eingescannt.
Älter als 2J (und ohne sentimentalen Wert) -> weg (Schredder/Sicherheitstonne).

Gehaltsabrechnungen - dito.
Theoretisch soll gibts da was Gesetzliches von wegen 4J; bei mir kommen die aber immer nach 2J weg (+warte dann noch, bis die Lohnsteuererklärung zurück ist) bzw. gibts dann auch nur noch als ne jährliche PDF Datei.

Andere Sachen, die sonst nicht (wesentlich) mehr werden -KFZ, Wohnung, etc- haben eh nen eigenen Ordner, wo noch genug Platz ist.
Radeus3. Dez 2016

Hallo.(normalerweise wird direkt losgeschrieben, und zwar von mir auch, …Hallo.(normalerweise wird direkt losgeschrieben, und zwar von mir auch, diesmal wollte ich aber einmal mit ner Begrüßung anfangen)Unwichtige Rechnungen (hdmi Kabel, ...) schmeiß ich gleich weg, es sei denn ich bin bei dem Laden Stammkunde, aber eig. auch dann wird meist weggeschmissen, zumal die benötigten Rechnungen dann über 'Mein Konto' bei denen abrufbar sind, oder aber wenigstens schon ne Kopie der Rechnung per e-mail vorliegt.Ansonsten werden die Rechnungen (wg. Garantie) 2J lang aufgehoben (einfach nach Datum hintereinander in den Ordner damit), und dann jährlich das komplette Jahr auf einmal eingescannt.Älter als 2J (und ohne sentimentalen Wert) -> weg (Schredder/Sicherheitstonne).Gehaltsabrechnungen - dito.Theoretisch soll gibts da was Gesetzliches von wegen 4J; bei mir kommen die aber immer nach 2J weg (+warte dann noch, bis die Lohnsteuererklärung zurück ist) bzw. gibts dann auch nur noch als ne jährliche PDF Datei.Andere Sachen, die sonst nicht (wesentlich) mehr werden -KFZ, Wohnung, etc- haben eh nen eigenen Ordner, wo noch genug Platz ist.


Warum 2 Jahre wegen Garantie? Genug Hersteller geben nur 1 Jahr, oder auch keine.
Rechtssicheres, ersetzendes Scannen ist als Privatperson nicht mit vertretbarem Aufwand möglich.
Ich würde mindestens Verträge, Urkunden und alles, was für Rente, Finanzamt, Gewährleistung, etc relevant ist, aufbewahren. Im Zweifel besser zuviel.

In der Praxis scanne ich ein Mal pro Woche den Posteingang und hefte die Papierdokumente chronologisch in einen Ordner. Ist der Ordner voll kommt er auf den Speicher in eine vor Witterung geschützte Box.

Gescannt wird mit FineReader OCR in SW mit 600dpi als durchsuchbares PDF. Der Dateiname beginnt mit dem Datum in ISO 8601 und obwohl alle Files in einem Verzeichnis liegen komme ich ohne DMS aus ;-)


Es kommt darauf an, was für Dokumente es sind.
In der Regel hebe ich sie für die Dauer der empfohlenen Zeit auf und vernichte sie anschließend. Das meiste davon brauchst du nie wieder.
Ich habe alles digitalisiert. Das Papier wurde danach entsorgt.
meine Zeit ist mir kostbarer als der Platz. Ich heb die Sachen, die nicht schon digital vorliegen, in Papierform auf. So viel ist das bei mir auch nicht
fpm17123. Dez 2016

Warum 2 Jahre wegen Garantie? Genug Hersteller geben nur 1 Jahr, oder auch …Warum 2 Jahre wegen Garantie? Genug Hersteller geben nur 1 Jahr, oder auch keine.


Gewährleistung sind doch gesetzlich vorgeschriebene zwei Jahre.
Garantie ist eine freiwillige Leistung des Herstellers und kann an Bedingungen geknüpft werden.
Wir haben mehr Platz als Zeit (und Lust) für regelmäßige Scanaktionen. Daher bleibt alles in Papier.
Bearbeitet von: "ramtam" 3. Dez 2016
Bei uns auch alles in Papier
Bei 99% meiner Käufe die Online erfolgen entsorge ich die Papierrechnungen, heb die Rechnungen per Email & schlimmstenfalls kann man mit Kontoauszügen den Kauf nachweisen

Bei Käufen die im Laden erfolgen hebe ich die Belege auf
Wir scannen alle wichtigen Unterlagen ein und behalten diese auch in Papierform. Alles andere wird eingescannt und danach geschreddert.

Die wirklich wichtigen Unterlagen halten wir als Sicherungskopie nocheinmal verschlüsselt auf einem gutem USB-Stick bei unseren Eltern parat, für den Fall das es mal brennt etc.

Einmal im Monat durch den MDF gejagt ist der Zeitaufwand gering.
fpm17123. Dez 2016

Warum 2 Jahre wegen Garantie? Genug Hersteller geben nur 1 Jahr, oder auch …Warum 2 Jahre wegen Garantie? Genug Hersteller geben nur 1 Jahr, oder auch keine.



weil ich keine Lust habe, mich damit zu beschäftigen, auf welchen Artikel ich wie lang Garantie oder Gewährleistung habe.
..und in bestimmten Kontexten, in denen es eh unwichtig ist, soll es auch erlaubt sein, der Einfachheit halber, die beiden Begriffe synonym zu verwenden.

Bei 2 Jahren "auf Papier" hält sich die Papiermenge in auch in Grenzen,
und einmal jährlich nen Stapel Papier mit auf die Arbeit nehmen, dort in einem Rutsch scannen und anschließend
entsorgen passt mir in Sachen Aufwand/Nutzen recht gut.
Bearbeitet von: "Radeus" 3. Dez 2016
Alles außer Finanzamtsangelegenheiten werden direkt gescannt und entsorgt. Scanner schiebt die Dokumente automatisch aufs NAS.
Ich Scanne im Moment alle Rechnungen (wenn sie nicht schon Digital kommen) ca alle 2 JAhre. Die gescannten werden Entsorgt. Gescannt wird als PDF und dann sofort in Evernote importiert. Die Volltextsuche dort ist leider einzigartig. Lieber wäre es mir auch das ganze offline irgendwo zu haben. Aber angeblich ist die Suche ja lokal.

In welchen Formaten archiviert ihr so? Und kennt ihr ein Format (für den Privatgebrauch) das rechtsicher ist? PDF kann man ja eigentlich auch bearbeiten. (Soweit ich weiß)
[deleted]
Bearbeitet von: "lolnickname" 1. Aug 2017
Hab mir das auch schon länger überlegt.
Will aber eher Rechnungen und Artikel aus Zeitschriften scannen.

Welches DMS für den Privatgebrauch kann man den hier empfehlen das auch eine gute Suchfunktion hat?
Scannen kann ich auf der Arbeit mit OCR
- Gehaltsabrechnung in einem Ordner
- "Abo"-Verträge (Abschluss, Kündigung, etc.) nach Datum sortiert in einem Ordner ... sind bei mir aber nicht viele.
- Rechnungen werfe ich alle weg (Außer steuerrelevantes, das schmeiße ich in eine Schublade)
LordLord22. Dez 2016

Hab mir das auch schon länger überlegt. Will aber eher Rechnungen und A …Hab mir das auch schon länger überlegt. Will aber eher Rechnungen und Artikel aus Zeitschriften scannen. Welches DMS für den Privatgebrauch kann man den hier empfehlen das auch eine gute Suchfunktion hat? Scannen kann ich auf der Arbeit mit OCR


Dei Frage habe ich mir auch schon mal gestellt... Gibt es ein "brauchbares" DMS für Privat`?
Funny24123. Dez 2016

Ich Scanne im Moment alle Rechnungen (wenn sie nicht schon Digital …Ich Scanne im Moment alle Rechnungen (wenn sie nicht schon Digital kommen) ca alle 2 JAhre. Die gescannten werden Entsorgt. Gescannt wird als PDF und dann sofort in Evernote importiert. Die Volltextsuche dort ist leider einzigartig. Lieber wäre es mir auch das ganze offline irgendwo zu haben. Aber angeblich ist die Suche ja lokal. In welchen Formaten archiviert ihr so? Und kennt ihr ein Format (für den Privatgebrauch) das rechtsicher ist? PDF kann man ja eigentlich auch bearbeiten. (Soweit ich weiß)


Du hast Evernote noch nicht gekündigt, obwohl die Mitarbeiter genehmigt alles lesen ?
PartyEnde22. Dez 2016

Du hast Evernote noch nicht gekündigt, obwohl die Mitarbeiter genehmigt …Du hast Evernote noch nicht gekündigt, obwohl die Mitarbeiter genehmigt alles lesen ?



Das hat evernote zurück genommen. Die Benutzer werden vorher gefragt, und man kann es ja ausschalten.
Schaut euch mal Office-n-pdf an. Man kann das Programm 2 Wochen testen und nach Kauf die Testdatenbank weiter nutzen. Das Programm hat auch eine sehr brauchbare Texterkennung und anschließend eine Suchfunktion für die DB. Ich nutze Version 2.xx und bin sehr zufrieden. Die neuere Version 3.xx soll rechtssicheres Scannen anbieten.
Ich heb Urkunden, Verträge, Versicherungen usw auf bis Sie nicht mehr gültig sind. Rechnung hebe ich nur von E-Großgeräten auf bis die Gewährleistung rum ist danach kommt alles weg.
Falls es noch relevant ist...

Ich nutze office 365 (ca. 20 EUR im Jahr). Dafür habe ich 1 TB und halt auch alle office Programme als gimmick.
Gescannt wird mit dem Mobiltelefon mit der Evernote app als pdf, dann in die cloud per auf onedrive.

Dort in den Sammelordner und gut. Verschlagwortung funktioniert prima, brauche ich was, tippe ich 1-2 Suchwörter ein und hab mein Dokument.

Man kann von Clouds halten was man will, aber ich finde es genial. Ich bin mittlerweile fast papierlos. Hebe nur Dokumente auf die wichtig sind mit Siegel (Notar, Bescheide, Urteile). Alles andere wird gescannt und abgelegt.

Zusätzlich sicher ich einmal im Monat alles auf einer externen Festplatte nochmal.
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